Sử dụng hóa đơn điện tử khi đang sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế

Công văn 75032/CT-TTHT năm 2020. Về sử dụng hóa đơn điện tử khi đang sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế. Do Cục thuế thành phố Hà Nội ban hành

Kính gửi: Công ty TNHH YOUNCHANG Việt Nam Mã số thuế: 0107929098;

Địa chỉ: Tòa nhà Sudico (HH3) đường Mễ Trì, KĐT Mỹ Đình – Mễ Trì, P.Mỹ Đình 1, Q.Nam Từ Liêm, TP Hà Nội

Trả lời công văn không số ngày 16/7/2020 của Công ty TNHH YOUNCHANG Việt Nam. Về việc đề nghị được sử dụng hóa đơn điện tử khi đang sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế. Cục thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau:

– Căn cứ Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ về hiệu lực thi hành quy định:

“3. Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP và số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.”

– Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính. Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng và quản lý hoá đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

+ Tại Khoản 2 Điều 4 hướng dẫn như sau:

“2. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn

Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế. Hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin. Đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;

c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;

d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán. Đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện từ bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ. Được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

– Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng. Hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;– Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố. Đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.”

+ Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 7. Hướng dẫn như sau:

“1. Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn.

Thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận. Và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức lành doanh. Hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định.

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hoá đơn điện tử. Phải ra quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy. Hoặc băng văn bản điện tử gửi thông qua công thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này.

Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau:

• Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.
• Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện tử. Hoặc công nghệ tương tự.
• Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
• Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
• Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và hai trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức. Bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

2. Phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành hóa đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn,ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)). Ngày lập Thông báo phát hành. Tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị. Trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy. Hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành. (Trường hợp gửi bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế).

Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành hoá đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến. Trong đó nêu rõ số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng.

Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành

• Tổ chức, khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này.
• Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ký số vào hóa đơn điện tử mẫu. Và gửi hóa đơn điện tử mẫu đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử. Hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử. ”.

– Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ. Quy định về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

+ Tại Khoản 1 Điều 11 hướng dẫn như sau:

“Điều 11. Đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế

1. Cơ quan thuế hán hoá đơn cho các đối tượng sau:

a) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án).Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh là các tổ chức có hoạt động kinh doanh. Nhưng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác.

b) Hộ, cá nhân kinh doanh;

c) Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT. Theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu.

d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in thuộc loại rủi ro cao về thuế;

đ) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm về hóa đơn. Bị xử lý vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế, gian lận thuế.

Doanh nghiệp hướng dẫn tại điểm d, đ khoản này mua hoá đơn của cơ quan thuế trong thời gian 12 tháng. Hết thời gian 12 tháng, căn cứ tình hình sử dụng hoá đơn, việc kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp và đề nghị của doanh nghiệp. Trong thời hạn 5 ngày làm việc, cơ quan thuế có văn bản thông báo doanh nghiệp chuyển sang tự tạo hoá đơn để sử dụng. Hoặc tiếp tục mua hóa đơn của cơ quan thuế. Nếu không đáp ứng điều kiện tự in hoặc đặt in hóa đơn (mẫu số 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này)

+ Tại điểm b Khoản 2 Điều 12 hướng dẫn như sau:

“…Tổ chức, doanh nghiệp thuộc đối tượng mua hoá đơn do cơ quan thuế phát hành. Chuyển sang tự tạo hoá đơn đặt in, hoá đơn tự in hoặc hoá đơn điện tử để sử dụng. Thì phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế. Kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tự tạo theo hướng dẫn tại Điều 21 Thông tư này.”

+ Tại điểm c Khoản 1 Điều 21 hướng dẫn như sau:

“c) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuê không tiếp tục sử dụng. Thì tổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn theo hướng dẫn tại Điều 29 Thông tư này.”

+ Tại Điều 27 (được sửa đổi tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC) hướng dẫn như sau:

“Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân hán hàng hoá, dịch vụ. Trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn. Có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4. Quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7. Quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau. Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. Tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0)

Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm. Không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hoá đơn của cơ quan thuế. Theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư này. Thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.

…”

Căn cứ các quy định trên

Công ty đã sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế từ tháng 10/2018 (đến nay đã hết hạn 12 tháng).

Trường hợp Công ty đáp ứng các điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử theo quy định của Bộ Tài chính. Thì được sử dụng hóa đơn điện tử. Trước khi sử dụng đề nghị Công ty thực hiện. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy đinh.

Công ty phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế.

Kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử. Và thực hiện hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng theo quy định. Công ty có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo tháng. Từ ngày đầu tháng đến hết ngày dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế. Và chuyển sang nộp Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo quý cho cơ quan thuế. Kể từ ngày kế tiếp theo quy định tại Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC nêu trên.

Công ty phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Về tính chính xác của việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Trong quá trình thực hiện chính sách thuế. Trường hợp còn vướng mắc, đề nghị Công ty tham khảo các công văn hướng dẫn của Cục Thuế TP Hà Nội được đăng tải trên website http://hanoi.gdt.gov.vn. Hoặc liên hệ với Phòng Thanh tra- kiểm tra Thuế số 1- Cục thuế TP Hà Nội để được hỗ trợ kịp thời. Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty TNHH YOUNCHANG Việt Nam được biết./.

Chúc các bạn thành công.!

Các bài viết liên quan:

• Sử dụng và bổ sung chỉ tiêu trên hóa đơn điện tử như thế nào?
• Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn giấy

Mọi chi tiết xin liên hệ:

• Hãng kiểm toán Calico
• Địa chỉ: Tầng 29, Tòa Đông, Lotte Center Hà Nội.
• Số 54 Liễu Giai, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình, TP. Hà Nội
• VPGD: Phòng 2302, Tháp B, Toà nhà The Light, đường Tố Hữu, Phường Trung Văn, Quận Nam Từ Liêm, TP. Hà Nội.
• Hotline: 0966.246.800
• Email: calico.vn@gmail.com
• Website: KiemToanCalico.com | www.calico.vn

  

Trang chủ » Hóa đơn » Hóa đơn điện tử » Sử dụng hóa đơn điện tử khi đang sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế