HÓA ĐƠN – Các loại hóa đơn và cách xử lý hóa đơn 2021

10/08/2021 778 lượt xem    

Nhu cầu kiểm toán là điều rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Dịch vụ kiểm toán này sẽ giúp doanh nghiệp công khai minh bạch các dự án mà họ đã làm để báo cáo lên cơ quan nhà nước. Hãng Kiểm toán Calico là một trong những đơn vị tại Việt Nam có dịch vụ kiểm toán chuyên nghiệp nhanh gọn – chính xác và uy tín. Đội ngũ nhân sự của Hãng Kiểm toán Calico đều là các kế toán viên, kỹ thuật viên với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán, đã thực hiện hàng trăm dự án về tài chính, thuế, kiểm toán cho các đơn vị với đa dạng loại hình kinh doanh ở trong nước và nước ngoài.

HOA-DON-Cac-loai-hoa-don-va-cach-xu-ly-hoa-don-2021

KHI NÀO DOANH NGHIỆP NÊN SỬ DỤNG DỊCH VỤ KIỂM TOÁN?

Mọi doanh nghiệp đều cần thiết sử dụng dịch vụ kiểm toán để công khai báo cáo tài chính, quyết toán thuế, tài chính, xác định tài chính và nộp báo cáo lên cơ quan nhà nước. Dịch vụ kiểm toán còn giúp kiểm soát nội bộ, điều này giúp doanh nghiệp cân chỉnh lại bộ máy hoạt động của mình xuyên suốt nhất và mang lại chất lượng công việc cao nhất.

Khi chủ doanh nghiệp đang không hiểu rõ bộ phận kế toán làm việc hiệu quả hay không. Bạn muốn đánh giá mức rủi ro về thuế trong mỗi kỳ kế toán tới, nhất là đối với báo cáo tài chính năm. Ngoài ra, với các công ty có vốn đầu tư từ nước ngoài thì cần thiết sử dụng dịch vụ kế toán đúng với quy định để chứng minh lỗ và lãi mà vốn đầu tư từ nước ngoài đổ về doanh nghiệp bạn. Hay bạn đang có nhu cầu đấu thầu các dự án, báo cáo kiểm toán là minh chứng bạn có đủ khả năng tham gia. Yêu cầu từ chính hội đồng quản trị cũng phải thực hiện kiểm toán tại doanh nghiệp.

CÁC VẤN ĐỀ VỀ KIỂM TOÁN THƯỜNG GẶP TRONG DOANH NGHIỆP LÀ GÌ?

Doanh nghiệp định kỳ cần phải có báo cáo kiểm toán theo quy định, theo yêu cầu nhà cung cấp hoặc vì lý do nào đó phải kiểm toán. Nhưng khi kiểm toán lại phát hiện còn tồn đọng quá nhiều vấn đề. Do đó công ty kiểm toán  phải soát xét lại những sai sót từ quá khứ để kết nối với hiện tại, phối hợp với kế toán công ty để rà soát theo quý, 6 tháng, 9 tháng. Mục đích là để công việc sẽ đơn giản và hoàn thiện nhanh chóng báo cáo tài chính đã được kiểm toán, theo sau là những vấn đề kiểm toán, công ty nên cân nhắc trước khi chốt báo cáo cuối năm để hạn chế các rủi ro và sai sót phát sinh trong báo cáo cuối năm.

Một yếu tố không thể thiếu là hóa đơn! Hóa đơn điện tử là một bước đi đúng đắn trong thời đại công nghệ 4.0 đang ngày một phát triển manh mẽ, tuy nhiên để áp dụng có hiệu quả và an toàn cho doanh nghiệp thì cần phải có sự xem xét, đánh giá, lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử có uy tín về công nghệ, tài chính và hỗ trợ khách hàng khi sử dụng hóa đơn điện tử.

HÓA ĐƠN LÀ GÌ?

Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn để lưu trữ thông tin. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về hóa đơn.

Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Nói cách khác, hoá đơn là giấy tờ đề nghị thanh toán những mặt hàng mang số lượng và đơn giá liệt kê rõ ràng trong đó. HĐ do bên bán phát hành. Sau khi bên mua đã hoàn thành thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn (viết hoặc đóng dấu xác nhận đã nhận đủ tiền).

Ban đầu, hoá đơn chỉ mang giá trị làm chứng cớ chứng thực cho việc chuyển nhượng hàng hoá giữa hai bên bán và mua. Mọi tranh chấp trong quá trình mua bán hàng hoá do hai bên tự giải quyết. Khi nhà nước tham gia vào quản lý mua bán hàng hoá và xử lý các tranh chấp về hàng hoá dựa trên luật pháp dân sự và hình sự; thì hoá đơn được nhà nước quy định là căn cứ pháp lý giải thích cho việc chuyển nhượng hàng hoá giữa các bên và làm căn cứ để công nhận quyền sở hữu hợp pháp của người sở hữu hàng hoá.

Trong trường hợp vận dụng chế độ kế toán đối với những hoạt động kinh doanh; hoá đơn mang vai trò của một chứng từ kế toán. Đối với chế độ quản lý thuế; hoá đơn được sử dụng làm căn cứ để xác định doanh thu hay thu nhập tính thuế; do đó hoá đơn mang vai trò của một chứng từ thuế.

Thông thường trên hóa đơn sẽ có các nội dung sau:

  • Thông tin về hoá đơn và côngâ nhận giao dịch thực hiện Loại hoá đơn; số hoá đơn để chứng thực là hoá đơn được in, phát hành một cách hợp pháp bởi tổ chức, cá nhân mang trách nhiệm; Ngày lập hoá đơn; chữ ký người bán; chữ ký người mua để công nhận hoá đơn được lập theo cách hợp pháp; theo đúng quy định của luật pháp.
  • Thông tin về người bán Tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại; địa chỉ trang web (website) và địa chỉ liên hệ qua thư điện tử (email) để có thể xác minh chính thức trong trường hợp có để tiện thỏa luận thông tin qua mạng)
  • Thông tin về hàng hoá, dịch vụ bán hoặc phân phối Tên, đơn vị tính; khối lượng, đơn giá, thành tiền chưa mang thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT; số tiền thuế GTGT và tổng tiền phải thanh toán.
  • Thông tin chi tiết về người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế; số tài khoản ngân hàng giao dịch, hình thức thanh toán.

HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Hóa đơn điện tử là gì? Tại sao dịch vụ này lại được các doanh nghiệp tìm kiếm và sử dụng nhiều đến thế?

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá; phân phối dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng công cụ điện tử. Hóa đơn điện tử chính là giải biện toàn diện cho những tổ chức; doanh nghiệp, giúp họ phát hành, phân phối; xử lý những nghiệp vụ và lưu giữ HĐ điện tử thay cho HĐ giấy. Hoá đơn điện tử được tạo lập; xử lý trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá; dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của những bên theo quy định của luật pháp về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại:

  • Hóa đơn xuất khẩu
  • Hóa đơn GTGT
  • Hóa đơn bán hàng
  • Hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc lế và các quy định của pháp luật có liên quan

Hóa đơn điện tử bảo đảm nguyên tắc: xác định được số HĐ theo nguyên tắc liên tiếp và trình tự thời gian; mỗi số hóa đơn bảo đảm chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Điều kiện được xác nhận của hóa đơn điện tử

  • Có sự bảo đảm đủ tin cậy và chính xác về tính vẹn toàn của thông tin chứa đựng trong hóa đơn điện tử từ lúc thông tin được tạo ra ở dạng cuối chính là HĐ điện tử. Tiêu chí kiểm tra tính vẹn toàn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi; bên cạnh các thay đổi về hình thức nảy sinh trong giai đoạn trao đổi; lưu trữ hoặc hiển thị HĐ điện tử
  • Thông tin chứa đựng trong HĐ điện tử có thể truy cập; dùng được dưới dạng hoàn chỉnh lúc cần thiết khi sử dụng.

Ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy

Với những ưu nhược điểm hóa đơn điện tử, các điểm mạnh nổi bật so với hóa đơn giấy mà giúp ích vô cùng nhiều cho công tác kế toán phải đề cập đến một số điểm sau:

Áp dụng công nghệ khoa học quản lý thông tin trực tiếp: Thay vì dùng HĐ giấy truyền thống; (thông qua hình thức mua, đặt in hay tự in HĐ); thì hóa đơn điện tử ứng dụng công nghệ khoa học quản lý thông tin trực tiếp qua máy tính, mạng internet. HĐ được tạo lập, gửi, nhận; lưu trữ và quản lý bằng công cụ điện tử thông qua việc dùng khoa học công nghệ truyền thông và thông tin; được ký gửi bằng chữ ký số và mang giá trị pháp lý như HĐ thông thường

Bên cạnh đó còn những ưu điểm như:

Giảm bớt những thủ tục hành chính: Việc ứng dụng hóa đơn điện tử giúp giảm bớt những thủ tục hành chính; và dễ dàng hơn trong việc quản lý, giám sát HĐ; lưu trữ hóa đơn điện tử trong những doanh nghiệp. Đặc biệt, lúc doanh nghiệp dùng HĐ điện tử sẽ giảm thiểu được nhiều các sai sót lúc bên bán có thể xuất nháp HĐ và gửi sang bên mua để họ đánh giá các thông tin cần thiết.

Khi đánh giá, trong trường hợp có sai sót; bên mua sẽ báo lại và bên bán sẽ xuất HĐ lại và gửi sang mà không bắt buộc phải hủy hóa đơn điện tử. Khi bên mua đồng ý với toàn bộ các thông tin trên HĐ bên bán xuất; thì lúc đó bên bán sẽ xuất; ký và gửi sang bên mua mà không lo bị xuất sai.

Các điều kiện để doanh nghiệp được đăng ký phát hành hóa đơn điện tử:

  • Doanh nghiệp là đơn vị kinh tế mang đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế đối với cơ quan thuế; là đơn vị kinh tế có dùng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
  • Doanh nghiệp nên sở hữu đội ngũ nhân sự đủ trình độ. Đồng thời mang kahả năng cân xứng với nhu cầu để thực hành việc khởi tạo; lập, dùng HĐ điện tử theo quy định.
  • Doanh nghiệp sở hữu địa điểm, những đường truyền tải thông tin; mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng nhu cầu khai thác, kiểm soát xử lý; dùng, bảo quản và lưu giữ HĐ điện tử.
  • Doanh nghiệp mang chữ ký điện tử theo quy định của luật pháp.
  • Doanh nghiệp mang phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ nối kết với phần mềm kế toán; sở hữu quy trình sao lưu, khôi phục, lưu trữ dữ liệu.

Điểm nổi bật của hóa đơn điện tử được cung cấp bởi Hãng Kiểm toán Calico là: “Nhanh chóng – Bảo mật – Uy tín”. Đây được xem là giải pháp toàn diện cho các doanh nghiệp đang có nhu cầu muốn quản lý; giám sát HĐ xuất ra nhập vào của đơn vị mình.

MÃ TRA CỨU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

tra cứu hóa đơn điện tử là một loại mã số được cố định cho mỗi HĐ; hỗ trợ việc tra cứu hóa đơn điện tử thành công cách nhanh chóng; thuận lợi, dễ dàng cho những kế toán doanh nghiệp.

tra cứu hóa đơn điện tử là một loại mã số đi liền và cố định riêng với mỗi HĐ; có thể dùng để tiến hành nghiệp vụ tra cứu hóa đơn bất cứ lúc nào người sử dụng muốn.

Hiện nay, người sử dụng có thể tra cứu hóa đơn điện tử phổ biến nhiều nền tảng khác nhau: website tra cứu hóa đơn của cục thuế hay hệ thống phần mềm HĐ mà doanh nghiệp đang dùng. Tùy vào nhu cầu của nền tảng mà người sử dụng nhập mã tra cứu hóa đơn cho thích hợp.

Chẳng hạn như trong trường hợp tra cứu hóa đơn điện tử trên website tra cứu của cục thuế; người sử dụng bắt buộc nhập mã tra cứu chính là mã số thuế của hóa đơn thì mới tra cứu được. Còn đối với phần mềm hóa đơn điện tử như E-invoice; người sử dụng bắt buộc nhập mã tra cứu là mã nhận HĐ thì có thể tiến hành tra cứu hóa đơn điện tử.

Chung quy lại, có thể hiểu rằng mã tra cứu là loại cố định của mỗi HĐ; dùng với mục tiêu tra cứu khi người sử dụng muốn. Ngoài ra, như cầu mã tra cứu trên những nền tảng khác nhau có thể sẽ không giống nhau nên lúc tra cứu; người sử dụng cần lưu ý để nhập đúng mã yêu cầu; giúp nghiệp vụ tra cứu hóa đơn được thành công nhanh chóng.

Cách tra cứu hóa đơn điện tử đơn giản và nhanh chóng nhất hiện nay:

Hiện nay, phương pháp tra cứu với mã tra cứu hóa đơn điện tử được thực hành chóng vánh; và giản đơn ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà các doanh nghiệp đang sử dùng.

Ví dụ như nếu trong trường hợp doanh nghiệp đang dùng phần mềm HĐ điện tử E-invoice thì có thể vận dụng phương pháp tra cứu hóa đơn ngay trên website E-invoice; chỉ với mã tra cứu hóa, vô cùng giản giản và tiện lợi

  • Truy cập vào website einvoice.vn
  • Chọn chức năng ‘Tra cứu” trên iao diện chính của website
  • Nhập mã tra cứu hóa đơn và mã kiểm tra để tra cứu hóa đơn

Đối với các bước trên, mã tra cứu hóa đơn điện tử chính là mã nhận HĐ được cấp bởi chính hệ thống phần mềm E-invoice lúc doanh nghiệp nhấn ký điện tử xác nhận việc xuất  HĐĐT thành công.

Khi đã nhập xong mã nhận HĐ (mã tra cứu hóa đơn) và mã kiểm tra; người sử dụng chỉ cần nhấn “TRA CỨU HÓA ĐƠN” là ngay tức khắc HĐ tra cứu sẽ được hiển thị. Khi đó, người sử dụng có thể dễ dàng đánh giá thông tin trên hóa đơn hoặc tải về máy ví như muốn.

Mọi thắc mắc về tra cứu HĐ hoặc có nhu cầu được tư vấn về HĐ; Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hãng kiểm toán Calico.

XỬ LÝ HÓA ĐƠN

Việc kế toán viết sai HĐ là điều vô dùng dễ gặp lúc thực hiện công việc kế toán tại Doanh nghiêp. Tuy vậy phương pháp xử lý trong mỗi trường hợp lại khác nhau; và các kế toán trẻ thường hay lúng túng, loay hoay trong vấn đề này. Vậy nên Hãng Kiểm toán Calico chỉ dẫn xử lý hóa đơn viết sai trong các trường hợp hi vọng hỗ trợ được các bạn khi gặp phải điều này.

Tình huống phát hiện hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống:

Lỗi sai: Đối với mọi những lỗi ghi sai trên HĐ ở bất kỳ tiêu thức nào nhưng vẫn chưa xé khỏi cuống.

Cách xử lý: Các bạn chỉ cần gạch chéo những liên (Kế toán chú ý bắt buộc lưu trực tại cuống để sau này giải trình với thuế). Sau đó có thể xuất lại HĐ mới.

Tình huống hóa đơn viết sai nhưng đã xé khỏi cuống:

Trường hợp chưa giao cho người dùng và chưa kê khai xử lý như sau:

  • + Gạch chéo vào 3 liên của HĐ viết sai.
  • + Kẹp lại vào quyển HĐ (Kế toán chú ý bắt buộc phải lưu lại để sau đó giải trình)
  • + Lập lại HĐ mới sau khi xử lý.

Trường hợp đã giao cho người dùng nhưng chưa kê khai xử lý:

  • + Hai bên lập biên bản thu hồi những liên của sổ HĐ đã lập sau; (Không bắt buộc lập biên bản hủy HĐ)
  • + Lập lại HĐ mới. (Lập vào ngày hiện tại và hai bên sử dụng hóa đơn mới để kê khai thuế)

Chú ý: Người bán gạch chéo những liên và bắt buộc lưu giữ số HĐ lập sai ấy; (Có thể kẹp vào quyển HĐ để giải trình)

Tình huống đã giao cho người dùng và đã kê khai thuế được xử lý như sau đây:

Cách xử lý vận dụng trong tình huống dù là mộta hoặc cả hai bên đã kê khai. Nếu lỗi sai ấy trên hóa đơn không tác động đến số tiền (giả dụ sai ngày tháng, mã số thuế, …)

  • Hai bên lập biên bản cân chỉnh HĐ viết sai theo mẫu biên bản điều chỉnh HĐ.
  • Người bán lập HĐ cân chỉnh trình bày rõ nội dung sai, nội dung cân chỉnh, số HĐ, ký hiệu, …
  • Kê khai thuế: Kê khai HĐ cân chỉnh vào kỳ hiện tại: Bên bán kê khai HĐ cân chỉnh vào bảng kê bán ra. Bên mua kê khai vào bảng kê mua vào; (Chỉ tiêu Doanh thu hoặc Giá trị hàng hóa mua vào và Thuế GTGT ghi bằng “0”).
  • Lưu ý: Trường hợp HĐ đã lập còn tồn tại sơ sót về tên; địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì những bên lập biên bản điều chỉnh và không cần lập HĐ điều chỉnh. Nếu lỗi sai trên HĐ mang tác động đến số tiền và tiền thuế; (ví dụ như lỗi sai về thuế suất, đơn giá, thành tiền, …)

+ Hai bên lập biên bản cân chỉnh HĐ viết sai theo mẫu biên bản cân chỉnh HĐ.

Người bán bắt buộc lập hóa đơn cân chỉnh sai sót. Hóa đơn cân chỉnh ghi rõ (Tăng, giảm) lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT cho hóa đơn số.
  • Chú ý: Hóa đơn cân chỉnh không được phép ghi số âm.
  • Khi kê khai: Kê khai vào kỳ hiện tại: Căn cứ vào hóa đơn cân chỉnh; người bán và người mua kê khai cân chỉnh doanh số mua, bán; thuế đầu ra và đầu vào ở bảng kê.

Trên đây là các thông tin về Hóa đơn; Hóa đơn điện tử, Cách tra cứu hóa đơn và Xử lý hóa đơn. Để biết thêm thông tin liên quan đến các nghiệp kế toán; kiểm toán, quý khách vui lòng liên hệ tới kiemtoancalico.com để được hỗ trợ một cách nhanh chóng và kịp thời.

Banner-post-thu-vien-calico_960x300

NGHIỆP VỤ CALICO