SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHI ĐANG SỬ DỤNG HÓA ĐƠN MUA

Công văn 23639/CT-TTHT năm 2020 Sử dụng hóa đơn điện tử khi đang sử dụng hóa đơn mua

Kính gửi: Công ty TNHH Allied Telesis Việt Nam Địa chỉ: Tầng 22 Tòa nhà PVI, Lô VP2, Phố Phạm Văn Bạch, P. Yên Hòa, Q. Cầu Giấy, TP Hà Nội.

Trả lời công văn ngày 26/02/2020 và công văn bổ sung giải trình số thuế chậm nộp ngày 10/4/2020 của Công ty TNHH Allied Telesis Việt Nam về việc đề nghị được sử dụng hóa đơn điện tử khi đang sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau:

Căn cứ Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP:

“3. Từ 1/11/2018 đến 31/10/2020, Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và số 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn cung ứng hàng hóa dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.”

Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC

Tại Khoản 2 Điều 4 hướng dẫn như sau:

“2. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn

Người bán khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

• Là tổ chức kinh tế đủ điều kiện, đang thực hiện giao dịch điện tử;
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin đáp ứng yêu cầu của hóa đơn điện tử;
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu;
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;
• Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán;
• Có các quy trình đáp ứng yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:- Hệ thống lưu trữ đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực;– Có quy trình sao lưu và phục hồi khi hệ thống gặp sự cố.”

Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 hướng dẫn như sau:

“1. Khởi tạo hóa đơn điện tử

Khởi tạo hóa đơn điện tử là:

• Hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn
• Thiết lập đầy đủ các thông tin trước khi bán.

Tổ chức trước khi khởi tạo phải gửi văn bản quyết định áp dụng hóa đơn và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo Mẫu số 1 Phụ lục).

Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau:

• Tên hệ thống thiết bị, tên phần mềm ứng dụng lập hóa đơn điện tử;
• Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật;
• Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
• Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan thực hiện chuyển đổi hóa đơn.

2. Phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức phải lập Thông báo phát hành gửi cơ quan thuế. Thông báo phát hành (theo Mẫu số 2 Phụ lục) gồm các nội dung:

• Tên đơn vị phát hành hóa đơn điện tử
• Mã số thuế, địa chỉ, điện thoại
• Các loại hóa đơn phát hành
• Ngày lập Thông báo phát hành
• Tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (gửi thông báo bằng giấy);

Hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi bằng đường điện tử).

Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử

Gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, nêu rõ số hóa đơn sẽ tiếp tục sử dụng.

Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức, khởi tạo hóa đơn điện tử

Thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này. Tổ chức khởi tạo phải ký số vào hóa đơn mẫu và gửi (đúng định dạng gửi cho người mua) theo đường điện tử. Thông báo phát hành (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu)

• Niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử
• Đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo trong thời gian sử dụng.”

Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP

Tại Khoản 1 Điều 11 hướng dẫn như sau:

“Điều 11. Đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế

1. Cơ quan thuế bán hóa đơn cho các đối tượng sau:

a) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh: Đó là các tổ chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động theo Luật.

b) Hộ, cá nhân kinh doanh;

c) Tổ chức kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu.d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in thuộc loại rủi ro cao về thuế;

đ) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in bị xử lý vi phạm hành chính.Doanh nghiệp hướng dẫn tại điểm

đ) Khoản này mua hóa đơn của cơ quan thuế trong 12 tháng. Sau đó, trong 5 ngày làm việc, cơ quan thuế có văn bản thông báo doanh nghiệp:

• Chuyển sang tự tạo hóa đơn để sử dụng
• Tiếp tục mua hóa đơn của cơ quan thuế nếu không đáp ứng điều kiện (mẫu số 3.15 Phụ lục 3)”.

Tại điểm b Khoản 2 Điều 12 hướng dẫn như sau:

“…Tổ chức mua hóa đơn chuyển sang tự tạo hóa đơn hoặc hóa đơn điện tử thì phải dừng sử dụng hóa đơn mua.”

Tại điểm c Khoản 1 Điều 21 hướng dẫn như sau:

“c) Tổ chức, cá nhân kinh doanh không tiếp tục sử dụng thì phải hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế.”

Tại Điều 27 (được sửa đổi tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC):

“Hàng quý, tổ chức, cá nhân phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế, kể cả trong kỳ không sử dụng hóa đơn.

• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau 

Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo ghi số lượng hóa đơn sử dụng =0. Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng thuộc loại rủi ro cao về thuế, thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo Điều 11 nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.…”

Căn cứ các quy định trên, Công ty đã sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế đến nay hết thời hạn 12 tháng. Trường hợp Công ty đáp ứng các điều kiện của tổ chức khởi tạo thì được sử dụng hóa đơn điện tử. Trước khi sử dụng, đề nghị Công ty thực hiện Thông báo phát hành.

Công ty phải dừng sử dụng hóa đơn mua từ ngày bắt đầu dùng hóa đơn điện tử.

Công ty có trách nhiệm:

• Nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng đến ngày dừng sử dụng hóa đơn mua
• Nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý cho cơ quan thuế từ ngày kế tiếp theo Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC.

Công ty TNHH Allied Telesis Việt Nam chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc này theo quy định.Nếu vướng mắc, đề nghị liên hệ với Phòng Tuyên truyền Hỗ trợ NNT – Cục Thuế TP Hà Nội. Số điện thoại: 02437737940; địa chỉ: G23-24 Thành Công, quận Ba Đình, TP Hà Nội.

Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty TNHH Allied Telesis Việt Nam được biết./.

Các bài viết liên quan:

• NGÀY LẬP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
• Xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng không lấy hóa đơn
• Nội dung trên hóa đơn điện tử

Mọi chi tiết xin liên hệ:

• Hãng kiểm toán Calico
• Địa chỉ: Tầng 29, Tòa Đông, Lotte Center Hà Nội,
• Số 54 Liễu Giai, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình, TP. Hà Nội
• VPGD: Phòng 2302, Tháp B, Toà nhà The Light, đường Tố Hữu, Phường Trung Văn, Quận Nam Từ Liêm, TP. Hà Nội.
• Hotline: 0966.246.800
• Email: calico.vn@gmail.com
• Website: kiemtoancalico.com | www.calico.vn

Trang chủ » Hóa đơn » SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHI ĐANG SỬ DỤNG HÓA ĐƠN MUA