Giải đáp về việc đề nghị sử dụng hóa đơn điện tử

06/04/2021 317 lượt xem    

Công văn Số: 2991/CT-TTHT

V/v sử dụng hóa đơn điện tử

Kính gửi: Công ty TNHH Hệ thống Thẻ Toàn Cầu Địa chỉ: Tầng 4 IFD, tòa nhà SME Hoàng Gia, đường Tô Hiệu, P. Quang Trung, Q. Hà Đông, TP. Hà Nội – Mã số thuế: 0108192554

Trả lời công văn không số đề ngày 22/12/2019 của Công ty TNHH Hệ thống Thẻ Toàn Cầu (sau đây gọi là “Công ty”) về việc đề nghị sử dụng hóa đơn điện tử, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau:

Căn cứ Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ về hiệu lực thi hành quy định:

“3. Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 05 năm 2010 và s 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.”

Căn cứ Khoản 2 Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định:

2. Điều kiện của t chức khởi tạo hóa đơnNgười bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc  t chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;

c) Có đội ngũ người thực thđủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu đ thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định;

d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

đ) Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết ni với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu ti thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
– Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thng lưu trữ dữ liệu;
– Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao u dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.”

Căn cứ Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định:

1. Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền  nhận và lưu trữ hóa đơn trước khbán hàng hóa, dịch vụ trên phương tiện điện tử của t chức kinh doanh hoặc của các t chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật.

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo Mu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này).

Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau:

  • Tên hệ thng thiết bị (tên các phương tiện điện tử); tên phần mềm ứng dụng dùng đ khởi tạo; lập hóa đơn điện tử.
  • Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện; điện tử; kỹ thuật số; từ tính; truyền dẫn không dây; quang học; điện t hoặc công nghệ tương tự.
  • Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hóa đơn điện tử; phần mềm ng dụng;
  • Quy tnh khởi tạo; lập; luân chuyn và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ t chức.
  • Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo; lập; xử lý; luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ t chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyn đi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

2. Phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử; t chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế qun lý trực tiếp.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mu s 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung:

Tên đơn vị phát hành hóa đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu s hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ s… đến s…)),

Ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của t chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế).

Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh; t chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến; trong đó nêu rõ số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng; sẽ tiếp tục sử dụng.

Trường hp có sự thay đi về nội dung đã thông báo phát hànhtổ chức; khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới theo hưng dẫn tại khoản này.

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ký s vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.”.

Căn cứ Khoản 1 Điều 11 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định:

“Điều 11. Đi tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế

1. Cơ quan thuế bán hóa đơn cho các đối tượng sau:

a) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã; nhà thầu nước ngoài; ban quản lý dự án).

Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh là các t chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác.

b) Hộ, cá nhân kinh doanh;

c) T chức kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu.

d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in thuộc loại rủi ro cao về thuế;

đ) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in; đặt in có hành vi vi phạm về hóa đơn bị xử lý vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế; gian lận thuế.

Doanh nghiệp hướng dn tại đim d; đ khoản này mua hóa đơn của cơ quan thuế trong thi gian 12 tháng. Hết thời gian 12 tháng; căn cứ tình hình sử dụng hóa đơn; việc kê khai; nộp thuế của doanh nghiệp và đề nghị của doanh nghiệp; trong thời hạn 5 ngày làm việc; cơ quan thuế có văn bản thông báo doanh nghiệp chuyển sang tự tạo hóa đơn để sử dụng hoặc tiếp tục mua hóa đơn của cơ quan thuế nếu không đáp ng điều kiện tự in hoặc đặt in hóa đơn (mẫu số 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này)“.

+ Tại điểm b Khoản 2 Điều 12 hướng dẫn như sau:

“…Tổ chức, doanh nghiệp thuộc đối tượng mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành chuyển sang tự tạo hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử đ sử dụng thì phải dng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế k từ ngày bắt đu sử dụng hóa đơn tự tạo theo hưng dn tại Điu 21 Thông tư này.”

+ Tại điểm c Khoản 1 Điều 21 hướng dẫn như sau:

“c) Tổ chức; hộ; cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng thì tổ chc; hộ; cá nhân mua hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn theo hướng dẫn tại Điu 29 Thông  này.”

+ Tại Điều 27 (được sửa đổi tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính) hướng dẫn như sau:

“Hàng quý, t chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa; dịch vụ (trừ đi tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp; k cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn.

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý I nộp chậm nhlà ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7; quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10; quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau (mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn; tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0).Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in; đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in; đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao v thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điu 11 Thông tư này thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.…”

Căn cứ các quy định trên, Công ty TNHH Hệ thống Thẻ Toàn Cầu đã sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế từ tháng 07/9/2018 (đến nay hết thời hạn 12 tháng).

Trường hp Công ty đáp ứng các điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 4, Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính thì được sử dụng hóa đơn điện tử. Trước khi sử dụng; đề nghị Công ty thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính.

Công ty phải dng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Công ty có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng từ ngày đu tháng đến hết ngày dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế và chuyn sang nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý cho cơ quan thuế kể từ ngày kế tiếp theo quy định tại Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC nêu trên.

Công ty phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc khởi tạo; lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Nếu có vướng mắc; đề nghị Công ty TNHH Hệ thống Thẻ Toàn Cầu liên hệ với Phòng Tuyên truyền Hỗ trợ NNT – Cục Thuế TP Hà Nội.

Số điện thoại: 02437737940; địa chỉ: G23-24 Thành Công, quận Ba Đình, TP Hà Nội.

Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty TNHH Hệ thống Thẻ Toàn Cầu được biết.

Chúc các bạn thành công! Tìm hiểu thêm về kế toán, kiểm toán, thuế tại calico.vn hoặc kiemtoancalico.com

Các bài viết liên quan:

Mọi chi tiết xin liên hệ:

  • Hãng kiểm toán Calico
  • Địa chỉ: Tầng 29, Tòa Đông, Lotte Center Hà Nội.
  • Số 54 Liễu Giai, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình, TP. Hà Nội
  • VPGD: Phòng 2302, Tháp B, Toà nhà The Light, đường Tố Hữu, Phường Trung Văn, Quận Nam Từ Liêm, TP. Hà Nội.
  • Hotline: 0966.246.800
  • Email: calico.vn@gmail.com
  • Website: KiemToanCalico.com | www.calico.vn
Banner-post-thu-vien-calico_960x300

NGHIỆP VỤ CALICO