GIỚI THIỆU
Tài liệu này được xây dựng để hỗ trợ người kê khai thuế hiểu rõ các quy định; hướng dẫn về kê khai thuế và cách thức sử dụng chương trình phần mềm hỗ trợ kê khai. 1.1 Mã vạch 2 chiều Mã vạch 2 chiều là một kỹ thuật mã hoá thông tin thành dạng dữ liệu mà máy có thể đọc được. Hệ thống ứng dụng kỹ thuật mã vạch 2 chiều là hệ thống thực hiện việc mã hoá thông tin, tổ chức và in ra mã vạch; đồng thời cung cấp chức năng để nhận, giải mã dữ liệu từ máy đọc mã vạch.
Hướng dẫn sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai
1.2.1 Cách sử dụng trợ giúp trong ứng dụng 1.2.1.1 Nội dung hướng dẫn Duyệt qua các nội dung trợ giúp Di chuyển chuột cho đến khi xuất hiện hình bàn tay; khi đó tương ứng sẽ có một mục trợ giúp liên quan đến thông tin đang hiển thị. Kích chuột trái để chuyển đến màn hình trợ giúp tiếp theo. Thông thường mục này sẽ hiển thị dưới dạng một đoạn chữ màu xanh và có gạch chân. Người dùng có thể sử dụng tính năng trợ giúp bằng 2 cách sau: Cách thứ nhất Ở bất kỳ vị trí nào trên màn hình, khi bấm F1 sẽ xuất hiện màn hình trợ giúp. Cách thứ hai Trên menu, kích chuột trái vào mục “Trợ giúp”. Có thể truy xuất nội dung hỗ trợ theo từng chủ đề (Contents): Các chủ đề được tổ chức dưới dạng từng chương, giống như cuốn sách giáo khoa.
1.2.1.2 Danh sách template Hỗ trợ biểu mẫu dạng file excel của toàn bộ các bảng kê theo các tờ khai trên menu kê khai. NSD chọn menu “Trợ giúp” để xem danh sách các bảng kê được sắp xếp theo thứ tự và tải về khi cần sử dụng. 1.2.2 Yêu cầu về cấu hình hệ thống Yêu cầu về thiết bị phần cứng và hệ điều hành: Hầu hết các máy tính cá nhân sẽ chạy được ứng dụng hỗ trợ kê khai. Tuy nhiên hiện tại ứng dụng hỗ trợ kê khai mới chỉ chạy được trên nền phần cứng được Windows hỗ trợ. Yêu cầu cấu hình tối thiểu của máy tính như sau: Bộ vi xử lý Intel hoặc các thiết bị xử lý tương thích, Tốc độ tối thiểu PII 400 MHz (hoặc Celeron 567 MHz), Hệ điều hành win xp sp2, win 7, 8, 10. Máy in bất kỳ.
Yêu cầu về các phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt Unicode: Ứng dụng hỗ trợ kê khai hỗ trợ font chữ Unicode do đó đòi hỏi máy tính phải được cài đặt phần mềm hỗ trợ gõ font Unicode. Hiện tại ứng dụng chỉ nhận được tiếng Việt khi dùng bộ gõ VietKey theo 2 kiểu gõ là TELEX, VNI và bộ gõ Unikey theo kiểu gõ Telex. 1.2.3 Hướng dẫn thiết lập thông số màn hình Ứng dụng hỗ trợ kê khai được thiết kế tốt nhất cho màn hình có độ phân giải 1366×768. Nếu bạn thấy màn hình không hiển thị hết giao diện ứng dụng; hoặc thấy chữ hiển thị lên quá nhỏ thì cần phải đặt lại về độ phân giải 1366×768. Để điều chỉnh lại độ phân giải màn hình bạn làm như sau: Vào START/Control Panel/Display/ Screen Resolution và chỉnh độ phân giải như hình vẽ dưới đây:
Chọn OK, màn hình sẽ được điều chỉnh về độ phân giải 1366×768 1.2.4 Hướng dẫn cách gõ tiếng việt có dấu Yêu cầu phải run VietKey hoặc Unikey bằng user quyền admin để gõ tiếng Việt, cho phép sử dụng bằng user thường. Thực hiện cấu hình như dưới đây để gõ Unicode bằng bộ gõ VietKey2000 hoặc Unikey:
Để có thể thực hiện nhập dữ liệu vào chương trình HTKK bằng bộ gõ Unikey. Trong cửa sổ làm việc của phần mềm Unikey người sử dụng chọn Bảng mã là: Unicode; Kiểu gõ phím là: Telex
Chọn “Đóng” để kết thúc công việc.
1.2.5 Hướng dẫn kết nối máy in Trước khi in thì máy in phải được nối với máy tính và máy tính cần phải được cài đặt phần mềm điều khiển máy in này. Trong windows việc thực hiện như sau: Vào START/Settings/Printers and Faxes. Sau đó thực hiện Add Printer theo hướng dẫn của hệ điều hành Windows
1.2.6 Khởi động ứng dụng
Yêu cầu phải cài đặt ứng dụng lần đầu bằng user có quyền admin. Nếu sử dụng user có quyền admin thì mở ứng dụng lần đầu như bình thường. Nếu sử dụng user không có quyền admin để mở ứng dụng lần đầu tiên thì hiển thị màn hình yêu cầu đăng nhập tài khoản admin cho lần chạy đầu tiên. Từ các lần chạy tiếp theo, user thường chạy ứng dụng như bình thường và không yêu cầu đăng nhập tài khoản admin. Khởi động ứng dụng bằng cách kích kép chuột vào biểu tượng HTKK trên màn hình hoặc vào START/Programs/Tong Cuc Thue/Ho tro ke khai/HTKK
Để bắt đầu sử dụng, cần phải nhập mã số thuế. Nếu là lần khai báo mã số thuế đầu tiên thì hệ thống sẽ hiển thị ngay màn hình để khai báo thông tin về doanh nghiệp, ngược lại nếu không phải khai báo lần đầu thì sẽ xuất hiện giao diện chính của ứng dụng. Nếu người sử dụng thực hiện kê khai cho nhiều mã số thuế thì chọn lần lượt từng mã số để khai báo trong màn hình này. Khi đang kê khai cho một mã số thuế mà muốn chuyển sang mã số khác thì kích vào chức năng chuyển mã số khác… trong menu “Hệ thống”.
1.2.7 Giao diện ứng dụng Giao diện chính của ứng dụng hỗ trợ kê khai như sau:
Trên giao diện chính thể hiện menu điều khiển ở góc trên, bên trái và số hiệu phiên bản ứng dụng. 1.2.8 Sử dụng hệ thống menu Menu được đặt phía bên trái trên màn hình. Khi vào màn hình chức năng thì menu sẽ biến mất, và sẽ hiện trở lại khi thoát chức năng.
Có thể dùng chuột hoặc bàn phím để điều khiển menu. Di chuột trên menu tương ứng với các phím mũi tên lên và xuống, kích chuột trái tương ứng với phím Enter. Mục không có hình kèm theo gắn với một màn hình chức năng, còn mục chữ đậm và có hình thể hiện nhóm các chức năng có cùng ý nghĩa. Bên trái các mục chọn có hình dấu + hoặc –. Khi kích chuột trái lên hình dấu + thì các mục chức năng sẽ hiển thị, ngược lại lên dấu – thì các mục này sẽ được thu gọn và biến mất Các thông tin liên quan: Giao diện chính nhập mới, mở tờ khai
1.2.9 Kê khai thông tin doanh nghiệp Có 2 hình thức khởi động chức năng này: Từ menu “Hệ thống”, chọn chức năng “Thông tin doanh nghiệp”. Tự khởi động sau khi nhập mã số thuế mới trong bước khởi động ứng dụng Các trường đánh dấu * là các trường phải nhập Trường ngày bắt đầu năm tài chính phải là ngày đầu quý (01/01, 01/04, 01/07, 01/10). Giá trị này được sử dụng để xác định mẫu tờ khai TNDN tạm nộp quý và quyết toán TNDN năm. Do đó cần phải nhập chính xác giá trị này và không được sửa nếu đã kê khai các tờ khai thuế TNDN trên đây. Nếu thay đổi doanh nghiệp sẽ phải xoá và kê khai lại các tờ khai TNDN đã kê khai.
1.2.10 Điều khiển nhập dữ liệu Nhập theo danh sách:
Khi bấm chuột trái vào nút “liệt kê danh sách” sẽ thấy xuất hiện các giá trị có thể chọn. Bạn không thể nhập thông tin khác vào đây được. Theo ví dụ hình bên thì chỉ có thể chọn giá trị trong mục chọn này. Chọn có hoặc không và lựa chọn nhiều phương án theo danh sách:
Mục chọn là câu trả lời có hoặc không cho câu hỏi đi kèm. Đánh dấu tương ứng với câu trả lời có, khi đó sẽ xuất hiện dấu tích , ngược lại là trả lời không. Kích nút chuột trái hoặc phím để đặt hoặc bỏ dấu tích . Trong ví dụ hình bên tương ứng với lựa chọn 2 phụ lục dưới và không chọn phụ lục trên cùng. Nếu đánh dấu vào “Chọn phụ lục kê khai” thì cả 3 mục dưới sẽ được đánh dấu và ngược lại. Có thể dùng chuột hoặc bàn phím để di chuyển giữa các lựa chọn. Trong ví dụ hình bên dùng phím mũi tên lên, xuống để dịch chuyển giữa mục PL 031A/TNDN và PL 03-1B/TNDN. Hoặc dùng nút chuột trái để lựa chọn. Nhập dữ liệu theo bảng:
Trên giao diện bảng bạn chỉ nhập được vào các dòng chi tiết màu trắng, các dòng màu xanh sẽ tự động tính giá trị theo công thức tương ứng. Bạn không thể di chuyển đến cũng như không thể sửa thẳng vào các dòng màu xanh này được. – Bấm phím hoặc để di chuyển đến ô tiếp theo, nếu muốn di chuyển ngược về ô phía trước thì nhấn giữ phím và bấm phím . Có thể sử dụng chuột để thay thế cho tất cả các thao tác này. – Bấm phím mũi tên lên hoặc xuống để dịch chuyển lên dòng trên hoặc xuống dưới. – Sử dụng thanh cuốn phía bên phải bảng để hiển thị các dòng còn lại. Nếu bạn bấm vào các nút mũi tên thì bảng sẽ dịch lên hoặc xuống từng dòng. Nếu bạn bấm, giữ và kéo hộp cuốn thì sẽ hiển thị nhiều dòng một lúc.
– Bấm phím F5 để thêm dòng mới trong bảng. Nếu bảng chia thành nhiều mục và mỗi mục được phép thêm dòng thì dòng cuối cùng là dòng cuối của các mục này. – Bấm phím F6 để xóa dòng trong bảng. Bạn không thể xóa được dòng đầu tiên. Nếu bảng chia thành nhiều mục và mỗi mục được phép xóa dòng thì dòng đầu tiên là dòng đầu của các mục này. – Bấm phím F7 để thêm bảng dữ liệu mới (trường hợp ứng dụng cho phép thêm bảng động trong tờ khai/ phụ lục) hoặc dòng cấp 1 (trường hợp ứng dụng cho phép thêm dòng cấp 1 như 1,2,3… trong đó tồn tại cả dòng cấp con là 1.1, 2.1, 3.1…)
Bấm phím F8 để xóa bảng dữ liệu động đã tạo thêm. Dùng phím chuột trái hoặc giữ phím và gõ phím , để chuyển đổi giữa các phụ lục trên màn hình có nhiều sheet (như màn hình tờ 03/TNDN trên). Kích thước và format dữ liệu:
Dữ liệu kiểu số nhập được tối đa 15 chữ số (không vượt quá 100 nghìn tỷ). Các trường nhập số tiền cho phép nhập chi tiết đến đồng Việt. Dấu phân cách giữa triệu tram nghìn là dấu chấm (.). Ví dụ 123.456.789 Các trường nhập tỷ lệ cho phép nhập đến 2 số thập phân. Dấu chấm (.) phân cách 3 số còn dấu phảy (,) để phân biệt phần thập phân. Ví dụ 65.234,25. Trường kiểu ngày (dd/mm/yyyy), bạn phải nhập theo đúng định dạng kể cả dấu /. Nếu không nhập đúng định dạng thì ứng dụng sẽ cảnh báo. Các trường được quy định chỉ cho phép nhập số thì không thể nhập chữ. Hệ thống sẽ không nhận và hiển thị chữ trong các trường hợp này.
Chúc các bạn thành công!
Tìm hiểu thêm về kế toán, kiểm toán, thuế tại calico.vn hoặc kiemtoancalico.com
