Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử

Công văn 7638/CT-TTHT năm 2020
V/v hóa đơn điện tử do Cục thuế thành phố Hà Nội ban hành

Trả lời công văn số 27/CT29-TCKT ngày 10/02/2020 của Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và kỹ thuật 29 (sau đây gọi là Công ty) về hóa đơn điện tử.

Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau:

Căn cứ Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ

Quy định về hiệu lực thi hành:

“1. Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 11 năm 2018.

…3. Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020

Các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.

4. Kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020

Các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hết hiệu lực thi hành.”

Căn cứ Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 30/9/2019 của Bộ Tài chính 

Hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về HĐ điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:

+ Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 26 hướng dẫn về hiệu lực thi hành:

“1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 14 tháng 11 năm 2019.

2. Từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành đến ngày 31 tháng 10 năm 2020

Các văn bản của Bộ Tài chính ban hành sau đây vẫn có hiệu lực thi hành:

• Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14 tháng 03 năm 2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng HĐ điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
• Thông tư số 191/2010/TT-BTC ngày 01 tháng 12 năm 2010 hướng dẫn việc quản lý, sử dụng hóa đơn vận tải;
• Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 của Bộ Tài chính (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25 tháng 8 năm 2014, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27 tháng 02 năm 2015 của Bộ Tài chính);
• Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23 tháng 6 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; về việc thí điểm sử dụng HĐ điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Quyết định số 526/QĐ-BTC ngày 16 tháng 4 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; về việc mở rộng phạm vi thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
• Quyết định số 2660/QĐ-BTC ngày 14 tháng 12 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; về việc gia hạn thực hiện Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23 tháng 6 năm 2015;
• Thông tư số 37/2017/TT-BTC ngày 27 tháng 4 năm 2017 của Bộ Tài chính; sửa đổi, bổ sung Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 của Bộ Tài chính; (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25 tháng 8 năm 2014; Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27 tháng 02 năm 2015 của Bộ Tài chính).”

+ Tại Khoản 2 Điều 27 hướng dẫn về xử lý chuyển tiếp:

“2. Từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020

• Để chuẩn bị điều kiện cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin để đăng ký, sử dụng, tra cứu; và chuyển dữ liệu lập hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP; trong khi cơ quan thuế chưa thông báo các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác; hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi để sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định Nghị định số 119/2018/NĐ-CP
• Theo hướng dẫn tại Thông tư này; thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh vẫn áp dụng hóa đơn theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010; Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014; và các văn bản hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP.”

Căn cứ Khoản 3 Điều 5 Thông tư số 39/2014/TT-BTC

Ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nguyên tắc tạo hóa đơn điện tử:

“3. Tổ chức khi tạo hóa đơn không được tạo trùng số hóa đơn trong cùng ký hiệu.”

Căn cứ Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính

Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành HĐ điện tử:

“1. Khởi tạo HĐ điện tử

• Là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn; thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán; loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn; định dạng truyền – nhận;
• Và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh; hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về HĐ điện tử;
• Và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật.

Tổ chức khởi tạo HĐ điện tử

Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này).

Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau:

• Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử.
• Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
• Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật HĐ điện tử, phần mềm ứng dụng;
• Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu HĐ điện tử trong nội bộ tổ chức.
• Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển; và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức. Bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

2. Phát hành HĐ điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này). Gồm các nội dung:

• Tên đơn vị phát hành hóa đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại
• Các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)), ngày lập
• Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế)…

…3. Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau

(Hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định…”

Căn cứ quy định trên

Cục Thuế TP Hà Nội trả lời nguyên tắc như sau:

Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/11/2018. Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 12/9/2019 của Bộ Tài chính có hiệu lực thi hành kể từ ngày 14/11/2019.

Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020

Trường hợp cơ quan thuế chưa thông báo Công ty chuyển đổi để sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và theo hướng dẫn tại Thông tư 68/2019/TT-BTC; thì Công ty vẫn áp dụng hóa đơn theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010; Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 v; các văn bản hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP; Nghị định số 04/2014/NĐ-CP.

Trường hợp Công ty sử dụng đồng thời 2 mẫu hóa đơn điện tử

Thực hiện thông báo phát hành hóa đơn theo hướng dẫn tại Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC và đảm bảo nguyên tắc tạo hóa đơn theo hướng dẫn tại Khoản 3 Điều 5 Thông tư số 39/2014/TT-BTC nêu trên.

Cục Thuế TP Hà Nội trả lời để Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và kỹ thuật 29 được biết và thực hiện./.

Các bài viết liên quan:

• SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ THEO CÔNG VĂN 11222/CT-TTHT NĂM 2020
• ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Mọi chi tiết xin liên hệ:

• Hãng kiểm toán Calico
• Địa chỉ: Tầng 29, Tòa Đông, Lotte Center Hà Nội.
• Số 54 Liễu Giai, Phường Cống Vị, QuậnBa Đình, TP. Hà Nội
• VPGD: Phòng 2302, Tháp B, Toà nhà The Light, đường Tố Hữu, Phường Trung Văn, Quận Nam Từ Liêm, TP. Hà Nội.
• Hotline: 0966.246.800
• Email: calico.vn@gmail.com
• Website: kiemtoancalico.com | www.calico.vn