Các vấn đề liên quan đến thuế nói chung và thuế giá trị gia tăng nói riêng đều rất phức tạp. Để giúp bạn đọc dễ dàng hơn khi lập hóa đơn GTGT, Hãng kiểm toán Calico xin đưa ra hướng dẫn dựa trên những văn bản pháp luật về thuế và thông lệ về thuế hiện hành. Việc áp dụng các quy định có thể thay đổi tùy thuộc vào từng trường hợp và từng giao dịch cụ thể; do đó xin quý vị vui lòng liên hệ với bên Công ty để được tư vấn và giải đáp cũng như sử dụng các dịch vụ kiểm toán, tư vấn pháp lý và thuế.
Doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT phải sử dụng hóa đơn GTGT, kể cả trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.
Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT ( Giá trị gia tăng) theo thông tư 39/2014 TT-BTC và thông tư 26/2015 TT-BTC như sau:
Khi lập hóa đơn GTGT cần ghi đầy đủ các mục ghi trên hóa đơn.
– Giá bán chưa bao gồm thuế GTGT, phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế.
– Đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không được tẩy xóa, sửa chữa.
– Phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ
– Chữ số và chữ viết phải liên tục không ngắt quãng, không viết hoặc viết đè lên chữ in sẵn hoặc gạch chéo phần còn trống (nếu có)
– Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số
– Hóa đơn được lập liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
Cách lập hóa đơn GTGT theo từng tiêu thức cụ thể trên hóa đơn:
Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn:
Tiêu thức “ Ngày tháng năm” lập hóa đơn:
- Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Nếu là hoạt động xây dựng, lắp đặt : Ngày lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng,…. Không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Nếu là hoạt động bán xăng dầu tại của hàng bán lẻ: ( ngươi mua là tổ chức, cá nhân kinh doanh, cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán) Ngày lập hóa đơn là thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa 2 bên kèm theo bảng kê haowcj chứng từ khác có xác nhận của 2 bên, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt đọng mua, bán.
Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
Tiêu thức” Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán ( người mua )”
– Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán.
– Tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán, người mua phải viết đầy đủ, trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán.
- Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”…Nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
- Trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.
Tiêu thức “Hình thức thanh toán”
Ghi ‘ TM” nếu thanh toán bằng tiền mặt, ghi “ CK” nếu thanh toán bằng chuển khoản, ghi” TM/CK” nếu chưa xác định được hình thức thanh toán.
Tiêu thức “ STT, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, giá tiền, thành tiền “
Ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra; gạch chéo phần bỏ trống (nếu có). Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.
Nếu có mã hàng hóa, dịch vụ thì phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hóa.
Tiêu thức “ Thuế suất thuế GTGT”
- Ghi mức thuế suất thuế GTGT của hàng hóa ( 0%; 5%; 10% )
- Nếu hàng hóa không phải chịu thuế, được miễn thuế thì gạch chéo “/”
- Nếu hàng hóa, dịch vụ thuế suất 0% ghi “0 “
Nếu các mặt hàng có mức thuế suất khác nhau thì lập các hóa đơn khác nhau.
Tiêu thức “ Số tiền viết bằng chữ”
Viết chính xác số tiền ở dòng “ Tổng cộng tiền thanh toán”
Tiêu thức “ Người bán hàng ( ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”
Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
Tiêu thức “ Người mua hàng ( Ký, ghi rõ họ tên )”
Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
Đồng ghi trên hóa đơn:
Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam.
Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.
Ví dụ: 10.000 USD – Mười nghìn đô la Mỹ.
Người bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn.
Chúc các bạn thành công.
® Hãng kiểm toán Calico