Công văn 61465/CT-TTHT

Về sử dụng hóa đơn điện tử do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành

Kính gửi: Công ty TNHH Shua Việt Nam

Trả lời công văn không số ngày 24/6/2020 của Công ty TNHH Shua Việt Nam. Sau đây gọi là Công ty. Về việc đề nghị được sử dụng HĐĐT khi đang sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế. Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau:

– Căn cứ Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP:

Trong thời gian từ 01/11/2018 đến 31/10/2020. Các Nghị định của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.

• 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010
• 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 

– Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC:

+ Tại Khoản 2 Điều 4 hướng dẫn như sau:

Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn

Người bán hàng hóa, dịch vụ (người bán) phải đáp ứng điều kiện sau:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện. Đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế. Hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ HĐĐT.
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu. Để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng HĐĐT theo quy định.
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán. Đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán. Tại thời điểm lập hóa đơn.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

          – Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng. Hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.

          – Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố. Đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

+ Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 hướng dẫn như sau:

1. Khởi tạo hóa đơn điện tử

Là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn. Hơn nữa thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hóa, dịch vụ trên phương tiện điện tử. Được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật.

Tổ chức khởi tạo HĐĐT trước khi khởi tạo HĐĐT phải ra quyết định áp dụng HĐĐT gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Có thể bằng văn bản giấy. Có thể bằng văn bản điện tử. Sau đó gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này.

Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau:

– Tên hệ thống thiết bị, tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử.

– Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện tử.

– Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật HĐĐT, phần mềm ứng dụng.

– Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.

– Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức. Bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

2. Phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm các nội dung:

• Tên đơn vị phát hành hóa đơn điện tử.
• Mã số thuế, địa chỉ, điện thoại.
• Các loại hóa đơn phát hành. Bao gồm tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành.
• Ngày lập Thông báo phát hành.
• Tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành.

Các trường hợp

• Có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến. Trong đó nêu rõ số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng.
• Có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành. Tổ chức khởi tạo HĐĐT thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này.

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ký số vào hóa đơn điện tử mẫu. Gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu). Phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo HĐĐT hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.

– Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC:

+ Tại Khoản 1 Điều 11 hướng dẫn như sau:

 Cơ quan thuế bán hóa đơn cho các đối tượng sau:

• Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh. Bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án.
• Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh. Đó là các tổ chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động.
• Hộ, cá nhân kinh doanh.
• Tổ chức kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu. Doanh nghiệp cũng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu.
• Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in thuộc loại rủi ro cao về thuế.
• Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in. Nhưng có hành vi vi phạm về hóa đơn bị xử lý vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế, gian lận thuế.

+ Tại điểm b Khoản 2 Điều 12 hướng dẫn như sau:

Tổ chức, doanh nghiệp thuộc đối tượng mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành. Nếu chuyển sang tự tạo hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử để sử dụng. Phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tự tạo.

+ Tại điểm c Khoản 1 Điều 21 hướng dẫn như sau:

Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng. Tổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn.

+ Tại Điều 27 (được sửa đổi tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC) hướng dẫn như sau:

Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn). Có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn.

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

• Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4.
• Quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7
• Quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10
• Quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau

(Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. Tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng =0).

Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in. Hay doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế. Như vậy, sẽ thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.

Căn cứ các quy định trên.

• Công ty đã sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế từ tháng 3/2018. Đến nay hết thời hạn 12 tháng. Trường hợp Công ty đáp ứng các điều kiện của tổ chức khởi tạo HĐĐT theo quy định thì được sử dụng HĐĐT. Trước khi sử dụng đề nghị Công ty thực hiện Thông báo phát hành HĐĐT quy định tại TT số 32/2011/TT-BTC.
• Công ty phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng HĐĐT. Kèm theo thực hiện hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế. Không tiếp tục sử dụng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC. 
• Công ty có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Áp dụng theo tháng từ ngày đầu tháng đến hết ngày dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế. Chuyển sang nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý cho cơ quan thuế kể từ ngày kế tiếp theo.

Công ty TNHH Shua Việt Nam phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc khởi tạo, lập và sử dụng HĐĐT tử theo quy định.

Nếu có vướng mắc, đề nghị Công ty liên hệ với Phòng Tuyên truyền Hỗ trợ NNT – Cục Thuế TP Hà Nội.

Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty TNHH Shua Việt Nam được biết./.