Sử dụng hóa đơn trực tuyến

Xu hướng sử dụng hóa đơn online (hóa đơn điện tử) để thay thế cho hoá đơn giấy ngày càng trở nên phổ biến trên thế giới. Tại Việt Nam, Chính phủ cũng đã ban hành Nghị định số 51/2010/NĐ – CP ngày 14/5/2010 quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ trong đó có hình thức hoá đơn điện tử và Bộ Tài chính cũng đã ban hành Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn online bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân trong quá trình sản xuất kinh doanh, hội nhập với khu vực và quốc tế.

Bài viết sau sẽ hướng dẫn về vấn đề sử dụng hóa đơn trực tuyến Công ty TNHH Intel Products Việt Nam căn cứ vào công văn 2064/TCT-CS ngày 27/05/2015

1. Về hóa đơn online

Hóa đơn online hay còn được biết đến với tên gọi quen thuộc hơn là hóa đơn điện tử xác thực hay hóa đơn điện tử. Đây là một trong những hình thức hóa đơn đỏ mới, được phát hành và quản lý thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế. Hiện nay, hóa đơn online đang được thí điểm áp dụng đối với các doanh nghiệp tại hai thành phố lớn là Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh. Với việc triển khai hóa đơn online trong giao dịch thương mại, các cơ quan, doanh nghiệp cũng như nhà quản lý kỳ vọng không chỉ làm giảm bớt các thủ tục hành chính rườm rà mà còn giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, chi phí trong mọi hoạt động giao dịch.

Năm 2016, Bộ Tài chính đã đề xuất từ ngày 1-1 người nộp thuế phải thực hiện khai, nộp thuế điện tử và sử dụng hóa đơn điện tử (hóa đơn online), hóa đơn có gắn mã của cơ quan thuế. Do đó các cá nhân hay tổ chức doanh nghiệp không cần phải tới quầy giao dịch mà chỉ cần một thiết bị có kết nối internet là đã có thể thanh toán các loại hóa đơn một cách dễ dàng nhanh chóng. Các nhà cung cấp dịch vụ đã làm cho cho xu hướng này ngày càng phổ biến bởi sự tiện lợi của nó…

2. Thực tế việc sử dụng hóa đơn truyền thống và hóa đơn online trong giao dịch hàng hóa

Bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải xuất hóa đơn và dường như hóa đơn là câu chuyện không chỉ khiến doanh nghiệp mà cả cá nhân cũng phải đau đầu khi hàng tháng phải đến các quầy giao dịch để xếp hàng thanh toán hóa đơn. Điều này làm cho việc giao dịch hàng hóa bị chậm lại, mất rất nhiều thời gian chờ đợi. Những bất cập của việc sử dụng hóa đơn truyền thống đã bắt buộc Cơ quan thuế Việt Nam phải có một sự đổi mới.

Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, thương mại điện tử hình thức thanh toán hóa đơn online ra đời và hơn 73% dân số Việt Nam (Theo cục Thương mại điện tử) đã sử dụng dịch vụ này. Năm 2014, doanh số thanh toán hóa đơn qua Internet Banking, Mobile Banking và cổng thanh toán VnPayment có tốc độ tăng trưởng gần 300%. Ông Phạm Đình Thi, vụ trưởng Vụ chính sách thuế cho biết nhằm đẩy mạnh hiện đại hóa công tác quản lý thuế, kê khai và nộp thuế điện tử đã triển khai rộng rãi trên cả nước. Năm 2015, có 300 nghìn doanh nghiệp nộp thuế điện tử, chiếm hơn 60% số doanh nghiệp của cả nước.

Và theo đề xuất của Bộ tài Chính với Chính phủ về dự thảo sửa đổi một số điều của Luật quản lý thuế thì từ ngày 1-1-2016, người nộp thuế phải khai, nộp thuế và sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn phải có gắn mã của cơ quan thuế. Sau hơn 5 năm triển khai, tính đến nay hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng háo đơn online trong giao dịch hàng hóa.

Nhiều doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn online chia sẻ “Hình thức thanh toán hóa đơn online, hóa đơn trực tuyến được kỳ vọng sẽ làm giảm áp lực về thu phí hiện đang được thực hiện chủ yếu thông qua đội ngũ cán bộ thu phí rộng khắp. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm được chi phí in ấn, phát hành và các thủ tục hành chính rườm rà, hạn chế được làm giả hóa đơn. Ngoài ra, dịch vụ này sẽ giúp khách hàng tiếp cận phương thức thanh toán hiện đại, an toàn, tiện lợi hơn so với loại hình giao dịch truyền thống. Sự phát triển dịch vụ này là một phần tất yếu trong “cuộc chiến” nâng cao khả năng phục vụ nhu cầu của người tiêu dùng.”

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, sự định hướng và hỗ trợ của chính phủ trong việc đẩy mạnh thanh toán không dùng tiền mặt, thanh toán bằng hóa đơn online sẽ dần lấn át phương thức thanh toán truyền thống, nhanh chóng trở thành xu hướng trong tương lai, tạo cơ hội “giải thoát” người tiêu dùng khỏi các giới hạn về không gian và thời gian.

3. Phần mềm hóa đơn điện tử (hóa đơn online) E – Invoice: Xây dựng hệ thống hóa đơn điện tử xác thực nhanh chóng, an toàn, thuận tiện

Là một trong những doanh nghiệp được Tổng cục Thuế lựa chọn để thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, Công ty Thái Sơn đã xây dựng nên phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice, nhằm phục vụ chính doanh nghiệp mình và đưa ra giải pháp hóa đơn tối ưu cho các doanh nghiệp khác.

Phần mềm E-INVOICE là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Ngoài ra phần mềm hóa đơn điện tử E-INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn online ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác… Chính vì thế, sử dụng phần mềm E-INVOICE của Thái Sơn khách hàng sẽ được hỗ trợ nhanh chóng, chuyên nghiệp 24/7 tại bất kỳ thời điểm nào khi gặp khó khăn.

Tổng cục Thuế nhận được công văn số WI-01-2015 của Công ty TNHH Intel Products Việt Nam về việc sử dụng hóa đơn trực tuyến (“web invoice”) cho giao dịch với nhà cung cấp trong nước (bản photocopy đính kèm), Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

Để có cơ sở xử lý kiến nghị của Công ty TNHH Intel Products Việt Nam về việc sử dụng hóa đơn trực tuyến (“web invoice”) cho giao dịch với nhà cung cấp trong nước, Tổng cục Thuế đề nghị Cục Thuế báo cáo, đề xuất về một số nội dung có liên quan như sau:

– Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ xác nhận hóa đơn thuế (Tax Invoice Confirmation) giữa Công ty Intel và nhà cung cấp nước ngoài để xác định chi phí phụ liệu cho hoạt động gia công trong thời gian vừa qua.

– Các nội dung khác có liên quan và đề xuất xử lý của Cục Thuế về việc về việc sử dụng hóa đơn trực tuyến (“web invoice”) cho giao dịch với nhà cung cấp trong nước của Công ty TNHH Intel Products Việt Nam.

Báo cáo bằng văn bản xin gửi về Tổng cục Thuế trước ngày 10/6/2015; đồng thời gửi vào hòm thư điện tử Email: ntthanv6@gdt.gov.vn hoặc Email: nttmai@gdt.gov.vn./.

Tìm hiểu thêm về kế toán, kiểm toán, thuế tại calico.vn hoặc kiemtoancalico.com